Cara Menghasilkan Standard Operating Procedure (SOP)

0
1202

Ada pelbagai cara serta teori disarankan berkenaan Cara Membuat SOP . Masing-masing mempunyai kaedah yang direka dengan harapan SOP yang disediakan boleh menjadi panduan yang baik.

Sebenarnya, tidak semua SOP yang dihasilkan layak dijadikan standard, apatah lagi sebagai alat yang digunakan untuk membuat semakan. Malahan banyak SOP hanya menjadi perhiasan semata-mata kerana tidak dapat diimplementatsikan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat memudahkan pembuatan SOP Perniagaan Konsep ini juga dapat digunakan sebagai template cara membuat SOP.

Cara membuat SOP
Judul/Nama Prosedur/Proses :
No. Dokumen/SOP :
No. Semakan (Revision) :
Tarikh Dikeluarkan :
Mukasurat :

1. Bentuk Jawatankuasa SOP

Langkah pertama dalam menyediaan SOP adalah memilih ahli jawatanjuasa SOP. Syarat pertama ialah jawatankuasa harus terdiri daripada paling minima dua ahli. Seorang ketua jawatankuasa dilantik dan seorang lagi sebagai anggota. Ketua yang dipilih harus berpengetahuan luas dan komited dengan bidang yang berkaitan dalam menghasilkan SOP tersebut. Dia juga harus fasih dengan aliran proses, pentadbiran serta mengetahui kaedah dan langkah paling berkesan yang boleh diambil.

2. Siapakah Para Pengguna SOP

Pengguna SOP adalah sesiapa yang akan melaksanakan dan berkaitan dalam SOP. SOP yang dibuat harus berorientasikan pengguna (user-oriented). Maka penyusunan struktur harus bersesuaian dengan pengguna. Contohnya, jangan membuat SOP IT tanpa memahami asas, konsep dan selob-belok dunia IT. Anda boleh menyatakan Jabatan, Bahagian, Seksyen yang akan melaksanakan SOP tersebut.

3. Bilakah proses ini dilaksanakan

Nyatakan bila setiap langkah dibuat mengikut urutan. Dengan adanya maklumat secara terperinci, ia akan memudahkan pengguna melaksanakan SOP tanpa rasa khuatir tentang salah urutan. Adalah penting untuk menjelaskan Waktu seperti (H untuk Hari), (J untuk Jam) dan seterusnya.

4. Tempat Kegiatan

Nyatakan lokasi kegiatan yang dinyatakan supaya pengguna SOP tahu dimana kegiatan itu berlangsung. Maklumat ini akan menunjukkan lokasi pelaksanaan. Satu kegiatan mungkin dilaksanakan di beberapa lokasi.

5. Bagaimanakah proses berlaku?

Nyatakan urutan proses secara langkah demi langkah.

Proses atau prosedur berasal dari rangkaian langkah-langkah yang membentuk satu rangkaian. Rangkaian ini harus menjelaskan dengan terperinci kegiatan dari awal, proses pembuatan, pelaksanaan dan berakhir dengan proses yang selesai.

6. Nayatakan kriteria-kriteria bagi menentukan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan

Ini salah satu isi terpenting dalam SOP dimana senarai kriteria kualiti yang ideal harus dibuat. Ingatlah bahawa kualiti hendaklah didefinisikan berdasarkan kehendak pelanggan. Senarai keadaan ideal adalah panduan dan kriteria yang boleh diterima, sebaliknya yang tidak ada disebut merupakan keadaan yang tidak diingini.

Contohnya dalam perniagaan Restoran, SOP harus dibuat berkenaan standard penerimaan bahan; senaraikan standard mutu beras, daging, telur dan sebagainya. Apa-apa yang tidak menepati standard kategori yang ditetapkan, tidak harus diterima.

7. Lakukan brainstorming dengan jawatankuasa mengenai proses dan prosedur yang telah ditulis

Brainstorming adalah kaedah pertukaran pendapat dan pemikiran berkenaan topik proses dan prosedur yang telah dirumuskan. Di tahap ini, setiap ahli jawatankuasa diberikan hak yang sama untuk menyuarakan pendapat dan ideanya. Tidak ada yang salah kerana semua pendapat akan dipertimbangkan dan mencari pilihan yang terbaik. Penilaian perlu dibuat dari aspek keberkesanan. Di akhir sesi brainstorming, sepatutnya konsep langkah proses/prosedur yang dianggap paling baik telah diperolehi.

8. Temuramah dan sahkan proses/prosedur dengan pelaksana
Lakukan temuramah dengan pelaksana proses/prosedur dengan tujuan untuk mendapatkan maklumat lebih terperinci dan lengkap. Di samping itu kita dapat melakukan pengesahan mengenai maklumat yang kita perolehi dengan membandingkan kesesuaian di antara rekod dengan praktikal. Apa yang kita telah lakukan harus dicatat. Tetapi tidak semua yang kita lakukan harus dijadikan standard, sebaliknya kita harus cuba mempertimbangkan alternatif terbaik untuk diformulasikan.

9. Pelaksanaan (Ujikaji) aktiviti langkah demi langkah, kajisemula, dan pengesahan SOP oleh pihak atasan yang berkuasa

Hasil temuramah dan pengesahan yang berjaya direkodkan, disusuli dengan pelaksanaan. Pada tahap ini apa yang telah diperolehi melalui simulasi dipraktikkan sepenuhnya. Tujuannya adalah, sebelum kita menjadikan SOP sebagai standard, tidak ada lagi ruang dan kekurangan antara dokumentasi dan pelaksanaan.

10. Susun prosedur dalam format carta aliran

Langkah-langkah yang telah kita bina dan diterima oleh jawatankuasa sebagai proses/prosedur yang sah perlu dituliskan dalam bentuk carta aliran. Tujuannya adalah untuk membolehkan pembetulan dan mengenalpasti bahawa tiada langkah yang tercicir atau berulang. Carta aliran juga dapat digunakan sebagai cara menguji kesahihan lojik aliran yang digunakan.

11. Umumkan kepada semua pihak yang bertanggungjawab dan simpan rekod penerimaan sebagai bukti

Umumkan kepada seluruh warga kerja jabatan yang melaksanakan SOP. Pengumuman bertujuan untuk memastikan semua telah faham bahawa proses/prosedur telah dijadikan standard. Waktu ini memberi peluang jawatankuasa mendapat maklumbalas langsung daripada pengguna, sekiranya terdapat ketidaksesuaian dengan praktikal. Setelah pengumuman difahami dan diterima oleh semua, maka rekod perlu dibuat. Tujuannya adalah sebagai bukti tertulis yang ia telah dilaksanakan, dokumen telah difahami dan semua telah komited dalam melaksanakan SOP ini secara konsisten.

12. Pelaksanaan dalam rangkuman yang tertera dalam SOP, ingat akan prinsip menulis apa yang dilakukan – lakukan apa yang ditulis

SOP yang telah dirasmikan dan diumumkan harus segera dilaksanakan. Tujuannya adalah agar dapat digunakan sebagai panduan dan alat menyemak proses/prosedur. Dalam masa tiga bulan lakukan ujian dan lakukan pengamatan dalam situasi praktikal. Setiap langkah harus dilaksanakan dan tidak harus menyimpang daripada SOP, ini bertujuan supaya kita yakin bahawa setiap langkah diuji dan dapat dilaksanakan dengan sempurna.

13. Kaji prosedur yang telah dilaksanakan dan segera lakukan pembetulan jika terdapat kekurangan

Dalam jangka masa tiga bulan, jawatankuasa dapat melakukan audit terhadap SOP. Perubahan bpleh dibuat terhadap SOP, jika dalam perlaksanaan ada kekurangan. Jika berlaku ketidaksesuaian, buat kajian mengenai langkah alternatif dengan kaedah yang lebih baik. Setelah alternatif ini diuji dan terbukti lebih baik dibandingkan SOP sebelumnya maka SOP perlu dikaji semula.

Cara membuat SOP yang dihuraikan secara sistematik ini telah terbukti berkesan. Bagaimana dengan organisasi anda? Sudahkah memiliki formula standard dalam membuat SOP?